La SEM Seine Ouest Habitat et Patrimoine gère plus de 11 000 logements sociaux sur les villes d’Issy-les-Moulineaux, de Meudon, de Boulogne-Billancourt, de Vanves, de Chaville et de Montrouge.

Sous la responsabilité de la Directrice Administrative, le/la Gestionnaire Administratif(ive) et Comptable assure les missions suivantes :

Contrôle des commandes :

·        Contrôler la bonne imputation des commandes via un visa d’engagement.

·        Accompagner, conseiller et former les équipes aux bonnes règles d’engagement.

·        Suivre la réception trimestrielle des prestations par les Responsables de secteur.

Gestion de l’arrivée des factures sur bons de commande de la Direction des Services Techniques :

·        Traiter les factures du SAS et de Chorus : s’assurer que les factures tombent correctement dans IKOS.

·        Traiter les factures hors Chorus : scanner et placer les factures dans la GED (gestion documentaire).

Saisie des factures sur bon de commande de la Direction des Services techniques :

·        Enregistrer factures/Allouer les factures aux bons de commande/marchés.

·        Demander la régularisation des bons de commande si nécessaire (montant ou objet de la prestation).

·        Réceptionner et faire valider les factures. Relancer les valideurs si facture en attente.

·        Procéder au solde du bon de commande une fois la facture visée.

Suivi des factures par fournisseur de la Direction des Services Techniques :

·        Suivre la facturation et relancer mensuellement les prestataires si nécessaire en lien avec le service Financier.

Relations fournisseurs intervenant auprès de la Direction des Services Techniques :

·        Gérer la boite mail : ouvrir, trier et répondre aux mails reçus.

·        Répondre aux questions des fournisseurs (mail, téléphone, courrier…).

PROFIL :

·        Niveau Bac à Bac +2

·        Une expérience dans ce poste n'est pas requise      

·        Maîtrise des outils informatiques : Excel, IKOS, CHORUS, gestion de bases de données, etc.                                                                                              

·        Comptabilité et réglementation / conformité :

-      Capacité à suivre les budgets

-      Maîtrise des principes comptables

-      Capacité à s’assurer que l’entreprise respecte les obligations légales et les délais de règlement

-      Prendre des décisions de manière autonome, tout en assurant le suivi des tâches sans nécessiter une supervision constante

-      Organisation et gestion des documents administratifs (contrats, factures, correspondances…)

-      Suivi des dossiers clients, fournisseurs, et des relances

-      Capacité à examiner les données courantes pour identifier des tendances, des anomalies ou des opportunités d’amélioration

-      Travailler en étroite collaboration avec d’autres parties prenantes de l’entreprise et avec les fournisseurs