La SEM Seine Ouest Habitat et Patrimoine gère plus de 11 000 logements sociaux sur les villes d’Issy-les-Moulineaux, de Meudon, de Boulogne-Billancourt, de Vanves, de Chaville et de Montrouge.

Au sein de la Direction des Services Techniques, rattaché(e) au Responsable de Secteur, l’Assistant(e) Technique, assure la gestion et le suivi administratif des dossiers du secteur. Il/elle assurera les missions suivantes :

Gestion administrative en collaboration avec le Responsable de secteur :

-    Assurer la gestion administrative du secteur en lien avec le/la Responsable de secteur.

-    Rédaction, suivi voire transmission des mails/courriers et notes en collaboration avec la/le Responsable de secteur.

-    Prise en charge des réclamations et des relances transmises au siège (téléphone, courrier, mail et Extranet).

-    Suivi des demandes techniques formulées par les locataires lors des CCL.

-    Animer la communication dans les écrans d’ascenseurs.

-    Organiser et préparer les réunions de secteur (convocation, ordre du jour, rédaction du compte-rendu).

-    Visa des factures selon seuil et nature de la prestation.

Planification des états des lieux entrants et sortants en lien avec la Direction de la Gestion locative :

-    Création des bons de commande (diagnostiques obligatoires, contrôle d’accès) et archivage.

-    Planification des rendez-vous des Etats des Lieux (EDL).

-    Suivi des dossiers en cours et optimisation des délais de vacance technique.

-    Audit de satisfaction ponctuel après l’entrée dans les lieux d’un nouveau locataire.

Assurer un contrôle qualité des prestations réalisées :

-    Suivi et réception des commandes en lien avec les prestataires, voire les locataires.

-    Déployer et utiliser les plateformes Extranets mises à disposition par les prestataires.

Autres :

-    Numériser et/ou archiver les dossiers.

-    Rédaction des comptes rendus mensuels des secteurs

-    Gestion de la réservation des salles de l’amicale.

-    Commande, programmation et transmission des clés badges et émetteurs des résidences.

-    Gestion administrative du retrait des véhicules épaves et ventouses.

-    Pour les congés, un(e) des deux Assistant(e)s en binôme doit toujours être présent(e).

-    Remplacement de son/sa ou ses collègues en cas d’absence

-    Accompagnement et soutien des Assistant(e)s et stagiaires/ alternant(e)s arrivant sur le secteur.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

-      Assurer la continuité de service en cas d’absence d’un autre collaborateur du service

-      Participer à toutes missions relevant de son champ de compétence confiées par la hiérarchie

COMPÉTENCES REQUISES :

-      Ponctualité

-      Rigueur

-      Sens de l’organisation

-      Sens du service public

-      Qualités relationnelles et diplomatie

-      Autonomie

-      Réactivité et sens des priorités

-      Bonne capacité rédactionnelle (courriers, comptes rendus, rapports, tableaux de suivi)

-      Capacité à gérer des situations délicates et des réclamations

-      Ecoute

-      Polyvalence

-      Esprit d’équipe

PROFIL RECHERCHÉ :

-      Niveau Bac à Bac +2 (Bac pro gestion administrative, BTS gestion PME, Professions immobilières ou domaine équivalent) justifiant d’une solide expérience  dans le logement social, l’immobilier ou le bâtiment

-      Bonne pratique des outils bureautiques (Outlook, Excel, Word). La connaissance du logiciel IKOS ou d’un logiciel équivalent est appréciée. 

-      Connaissance du secteur des bailleurs sociaux